Virtueller Assistent (m/w/d)
Über die Rolle
Stellenbezeichnung: Virtueller Assistent Beschäftigungsart: Vollzeit Standort: Remote Wir suchen einen proaktiven, hervorragend organisierten virtuellen Assistenten, der den Tagesbetrieb unseres verteilten Teams unterstützt. Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsarbeiten, die Team-Logistik und das Geschenkwesen für unser internes Team, unser erweitertes Team und unsere Kunden. Sie sollten einfallsreich und detailorientiert sein und sich wohlfühlen, mit minimaler Anleitung Verantwortung zu übernehmen.
Ihre Aufgaben
- Verantwortung für Terminplanung, Recherche, Dokumentation und allgemeine Verwaltungsaufgaben.
- Pflege interner Tracker, Unterlagen und operativer Informationen.
- Koordination von Einkauf, Lieferanten, Versand, Spesen und Erstattungen.
- Unterstützung bei Onboarding, Team-Logistik und Ad-hoc-Anfragen.
- Verantwortung für das Geschenkwesen in unserem Team und bei unseren Kunden.
- Beschaffen von Geschenken und Verwalten von Bestellung, Personalisierung, Versand und Zustellung.
- Verfolgen von Geschenkbudgets, Empfängerdaten, Bestellungen und Lieferanten.
- Bedarf vorausahnen und Aufgaben konsequent zum Abschluss bringen.
Anforderungen
- Mehr als 3 Jahre Erfahrung in der Verwaltungsunterstützung, im Betrieb (Operations) oder in einer ähnlichen Rolle.
- Hervorragende Organisation und Detailgenauigkeit.
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikation.
- Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Konsequenz in der Umsetzung.
- Ausgeprägte Recherche- und Problemlösungsfähigkeiten.
- Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld selbstständig zu arbeiten.
- Gutes Urteilsvermögen im Umgang mit sensiblen Informationen.
Von Vorteil
- Erfahrung in einem Startup, einem Technologieunternehmen oder einem verteilten Team.
- Erfahrung mit Geschenken, Lieferanten, Einkauf oder Logistik.
- Vertrautheit mit Google Workspace, Slack und Projektmanagement-Tools.
- Sicherer Umgang mit KI-Tools, um schneller zu arbeiten und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.
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